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ビジネスパーソンに役立つ卓上収納を選ぶ3つのポイント

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今は、あえてスタッフごとの席を決めなかったり、パソコン1台を持って自由な場所で仕事ができるようなスタイルの会社も増えているそうですが、職場では自分のデスクが決まっているほうが一般的でしょう。
この会社から与えられるデスク自体は、一般社員であればほとんど同じものですが、デスクの雰囲気は人によって違います。特に、机上に乗せられた物が異なるのです。
何かといえば、しっかり整理されているデスクと、混然としたデスクがあるということです。

きっと多くの人が、この話題で責められた経験があることでしょう。会社のデスクの上は、なかなか片付かないことが多いのに対して、整理されていない机上は業務にも支障をきたすことが多いからです。

「仕事ができる人は机上も整理されている」
「机上が整理できる人は自分の部屋もきれいに使用している」

よくこんな言葉を聞くことがあります。それだけ、デスク上はビジネスパーソンとしての品格を表現しているのです。
そんなデスク上の整理を手伝ってくれるのが「卓上収納」です。今回は使いやすい「卓上収納」を選ぶためのポイントをご紹介します。

卓上収納

デスクの上を整理するためには?

かの有名なアインシュタイン博士の机上はとても雑然としていたようですが、天才と一般人と簡単に比較することはできません。
アインシュタインのような転載、その他のクリエイターとして才のある人たちは、机上が散乱していても関係なく、つまり机上の整理そのものが不要です。
反対に、天才でない人たちは、机上は整理整頓するべき場所です。やはり机上が整理整頓されていたほうが、仕事もはかどりやすいはず。

そこで、問題視されるような社員のデスク上を見てみましょう。
パソコンがあり、キーボードやマウスがある。残ったデスク上のスペースは限られているはずなのに、そこに書類が平積みされている。ファイルや資料などがぐちゃぐちゃに積まれています。
筆記用具も放置されています。さらに卓上カレンダーや写真立てなどが、無造作に置かれています。飲みかけのコーヒーの缶なども置かれ、その上に書類の山が崩れて汚れてしまうのではないかと見ていて心配になります。
必要な時に書類を探し出すのにも時間がかかるでしょう。こうなるとビジネスパーソンとしては失格です。上司はおろか、部下や後輩からの信頼も失いかねません。

書類

反対に、丁寧な仕事ができる社員のデスクの上を見てみましょう。
パソコンやキーボード、マウスなどは置かれていますが、一カ所にまとまっていますよね。書類は同じ規格で高さのファイルに収納されており、ブックスタンドなどを使用して整然としています。
筆記用具やその他の小物などは、散らばらないようにペンスタンドなどに収められています。そもそも使用頻度の高い物しかデスク上には置いていません。
書類や小物などのほとんどの物がデスクの引き出しの中に、分かりやすく整理されています。そのためデスクの上はさっぱりしている、これがビジネスパーソンとしての理想のデスクですよね。

とはいえ、仕事に必要な物を、何から何までデスクの中にしまうことはできません。
特に、使用頻度の高い物をデスクの中にしまってしまうと、いちいち引き出しを開く作業が発生し効率がよくありません。必然的にデスク上も上手く活用しなければならなくなります。
そんな時、ちょっとした工夫で整理整頓の仕方が変わり、デスク上の見栄えも変わってきます。ちょっとした工夫とは、卓上収納のアイテムを活用すること。それによって、業務の効率も変わってくることでしょう。
時代の変化に併せてデスクの卓上収納のアイテムも変化しています。ぜひそんな卓上収納について詳しくなってもらいたいと思います。

卓上収納の歴史~文机からパソコン時代まで

まずはデスクの歴史を振り返ってみましょう。
日本でデスクは、古くは日「文机」と呼ばれ、読み書きができる台のことを指していました。
この台に半紙や硯などを置いて書をしたためたりしたのでしょう。やがてその台に引き出しが備え付けられたり、机上棚が付いていたりする物が開発されました。

現代でいえば、子供の頃に使用する学習机などは、最たる例ではないでしょうか。辞書や教科書などを収納できる棚があり、照明なども備わっていたりします。
袖引き出しも片側だけのデスクもあれば、両側に備え付けられているデスクもあります。職場で使用されるデスクは、パーテーションなどで仕切られているものもよく見かけます。
このパーテーションに写真を貼り付けたり、カレンダーを貼り付けたりして活用することもあります。
といったように、デスクは時代とともに変化し、それに伴って卓上収納も変化しているのです。

ビジネスにおける卓上収納の大きな変化はイコール、ビジネスに必要となるアイテムが変わってきたということです。デスク上に置いておくアイテムが、時代と共に変化しているのです。
デスク昔々は半紙と硯などで書をしていましたが、やがて紙と万年筆、さらに鉛筆・ボールペンなどが普及するようになります。書類を収納するファイルなども開発されて、仕事の際にはよく活用されるようになりました。
こうなるとデスク上に置かれるものは、筆記用具と書類・ファイルです。万年筆を立てておくスタンドは、鉛筆やボールペンをしまっておくスタンドに。
ファイルをデスク上で平積みすることなく、立てて収納できるようにブックスタンドなども誕生しました。

さらに時代が進むと、業務にはパソコンが必要不可欠となります。デスクの上にパソコンやキーボード、マウスが置かれるのが一般的になりました。
こうなると、パソコンの電源を取るためのケーブルなども机上に出現してきます。かさばるケーブルをまとめるための収納道具も作られました。
iPadなどのタブレットも登場し、頻繁に使用されることからそのための収納アイテムも作られています。
このように、ビジネスアイテムの変化が、卓上収納を進化させてきたのではないでしょうか。

ちなみに、パソコンもWindowsが普及してきた頃から、「デスクトップ」という用語も一般的に認識されるようになりました。
「デスクトップ」とは本来「机上」という意味です。PCのデスクトップという用語が広まったことで、本来の机上という意味も再認識されたのではないでしょうか。
多くの場合、机の上が散らかっている人は、PCのデスクトップもゴチャゴチャしているようです。
ファイル名の付け方、保存の方法、など……実際の机上における習慣が、PC画面の中にまで持ち込まれている、というわけです。
その習慣は、仕事にまで影響を及ぼしているかもしれません。

卓上収納はどんな素材で、どのように作られているのか

主な卓上収納には、次のものがあります。

  • チェスト
  • ブックスタンド
  • 名刺収納
  • ペンスタンド

チェスト

ビジネスで使用される書類の収納には卓上にchest(チェスト)を置く方法があります。
かつては比較的大きな長方形の箱で、腰かけなどにも利用されたそうです。古くはエジプトやギリシャで使用されていたという例もあります。
チェストは、中世期まではヨーロッパでは中心的な家具でした。17世紀になり、引き出しのついたチェストを「チェスト・オブ・ドロワース」と呼ぶようになりました。
現代では、A4サイズのチェストなど小型な物がデスクの上に置かれています。A4サイズであれば、ほとんどの書類はこのチェストに収納できます。

家具

素材は、今はプラスチックの物が主流ですが、昔ながらの木材で作られた物もあります。
木材はプラスチックに比べて高級感があり、落ち着きもありますよね。特に、桐で作られたチェストは趣が違います。風情を与えてくれるのとともに軽いのが桐の特徴でしょう。

ブックスタンド

書物などを縦に並べて置くためのブックスタンドにもいろいろな種類があります。なかでも人気が高いのは、定番の「L型ブックエンド」。シンプルな金属製の物が主流です。
便利なのはスライド式の物でしょうか。書物の厚さや量に調節することができ、デスクの上が整然とします。
チェストと同様、ブックエンドも木材を使用した物もあり、木材のチェストを使っているのであれば、ブックスタンドも木材の物にそろえたほうが、見た目もすっきりします。

ブックエンド

名刺の収納

ビジネスパーソンにとっては、名刺の収納も必須のアイテムです。
日々いろいろな人たちと名刺を交換していると、名刺入れには入りきらないほどの名刺が集まってしまいます。
そうした名刺は、デスクの引き出しに入れておくこともできますが、反対に必要になったときに探し出すことが難しくなる場合もあるでしょう。
現代では名刺をデータ化し、パソコンやスマートフォンなどに保存したり、名刺管理ソフトなども普及しています。このほうが、いざという時にデータを引き出しやすいという利点がありますが、保存するのに時間をかけていられない人もいるはず。

名刺

そこで名刺の収納といえば、名刺ホルダーケースや、ローロデックス回転式の収納アイテムも作られています。ドラムを回転させることで簡単に収納でき、取り出しも可能です。400枚の名刺を収納できるものもあります。

ペンスタンド

ペンスタンドも、いろいろな種類があります。
昔ながらの万年筆用のスタンドは高級感があります。缶のペンケースは今でも人気が高く、好みのキャラクターの物を使用することも可能です。
ただ、自宅にある趣味用のデスクならともかく、ビジネスデスクに缶ケースはあまり似つかわしくないかもしれません。
なかには、竹でできたペンスタンドも発売されています。竹は柔らかい感じを与えてくれるので、リラックスするに丁度よい、という人もいるでしょう。
植物を育てながらペンを収納する卓上プランター付きのペンケースも作られました。無機質なデスクの上に“和み”を与えてくれます。

卓上収納を考えるための3つのポイント

最後に、卓上収納を考えるための3つのポイントを挙げます。

  • 機能的な配置
  • 清潔感
  • 見た目のよさ
  •   

極論として、「デスク上に何も置かない」という選択肢もあります。
しかし、それでは清潔感は満たしていますが、機能的ではないですし、見た目も味気ないですね。
デスクに置く物は本当に必要な物だけに絞る、というのは重要です。いらない物は捨てましょう。でなければ、どんどん書類や備品が増えていき、整頓できなくなってしまいます。

デスク上だけでなく、引き出しも有効活用しましょう。小物がどこにあるのか迷うこともあるので、一カ所にまとめてください。引き出しにチェストを入れたり、アクリルケースを入れて仕切ることで、しっかり整理できるでしょう。
ただし、引き出しのひとつは空にしておくぐらいの余裕は必要です。不必要な書類などはシュレッダーにかけて、捨てる習慣が大切です。

そんな3つのポイントをすべて無視しているのが、デスク上に資料や書類を平積みしている状態でしょう。
清潔感や見た目のよさはありません。さらに機能性もありません。ともすれば“怠け者”のレッテルを貼られてしまうでしょう。デスクの上がそんな状態にある人は、ぜひ改善してください。

卓上収納

面倒でも書類を同じ規格のファイルに整理、用途ごとに分けてブックスタンドに収納しておく。あるいはチェストを使って整理することは大切です。一つひとつに付箋を貼っておけば、どこに何があるか分かりやすくなります。
このような細かい心遣いは、ビジネスでお客様を相手にした時に反映されるのではないでしょうか。
丁寧に仕事をすること。お客様一人ひとりに目を向けて対応すること。デスクの環境はそういった部分とつながっているように思います。

卓上収納は、機能的な業務のために必要なだけではなく、整理整頓の心構えを常に持つこと、与えられた業務や役目を大切にすることとも密接な関係があるでしょう。
会社でマンネリ化などを感じているようでしたら、思い切ってデスク上卓上収納を変えてみませんか? 仕事に向かう気持ちもきっと変わりますよ。

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